La regla de 3. Máximo enfoque, productividad y satisfacción en cada semana

Tal vez este escenario te resulta familiar: inicias el día con un plan detallado de todo lo que deseas hacer, pero éste se desmorona al momento en que abres tu primer correo electrónico. Hay un problema que resolver con un cliente, uno de los empleados no pudo llegar a la oficina, un embarque no llegó a tiempo para producción, cancelaron tu cita… la lista puede continuar por varias lineas.

Al final del día, has hecho mil actividades, quedas molido y piensas: «¿Qué logré? ¡Nada!». Hiciste mil cosas, pero ninguna de las que tenías pensadas.

Recientemente me encontré con el libro de Getting Results the Agile Way (Obteniendo resultados de manera ágil) escrito por J.D. Meier, ejecutivo de Microsoft. En el libro presenta un concepto que puede venir a rescatarnos de esta frustración de no haber logrado lo que queríamos. Él le llama la regla de 3.

La regla de 3 sugiere que inicies cada semana identificando los tres resultados que deseas obtener al terminarla.

Es posible que tengas una lista de más de treinta pendientes por hacer – deja tú en la semana- en los siguientes dos días. Si tuvieras que elegir sólo tres de éstos, los más relevantes, ¿cuáles serían?

Meier propone tres pasos: Visión de la semana (Lunes), Resultados diarios, Reflexión (Viernes). La regla de tres sugiere iniciar cada lunes decidiendo los tres resultados más relevantes que deseo obtener en la semana. Hago esta lista cada lunes.

¿Por qué tres? Simple, para ganar enfoque, por un lado y por otro, tres puntos son suficientes para recordarse sin necesidad de tenerlos escritos. De manera que los puedas tener siempre presentes en el transcurso de la semana y tomar decisiones en relación a éstos.

Además de haber decidido los resultados de la semana, pensamos en aquellos tres resultados que deseo alcanzar durante el día. Son tres resultados NO NEGOCIABLES. Es decir, no me permitiré terminar el día sin haberlos logrado. Empezar el día con estos resultados en mente, permite clarificar lo que harás y tomar decisiones. Haz esto de lunes a viernes al iniciar la jornada.

Terminas la semana cada viernes por la tarde con una revisión, haciendo tres preguntas:

1. ¿Qué funcionó?
2. ¿Qué no funcionó?
3. ¿Qué cambios debo hacer la próxima semana?

No se trata de ver qué quedó pendiente y pasarlo para la semana siguiente, sino de entender qué ocasionó que no lograra el objetivo que me propuse. ¿Hubo algo que hice o dejé de hacer? ¿Me propuse un objetivo descabellado, imposible de alcanzar? ¿Requiero hacer modificaciones a mis actividades diarias?, etc.

¿Qué pasa si he completado los tres objetivos diarios o semanales antes de que termine el período? Toma el siguiente objetivo de tu lista. Es similar a cuando mi hijo Alex me dice que desea cenar diez tacos, le digo «te serviré tres, cuando los termines te sirvo tres más».

Este ejercicio te permite alcanzar claridad y enfoque, lo que nos ayuda a eliminar la postergación. De acuerdo con Timothy Pychyl, profesor de psicología en la Univeridad de Carleton en Ottawa, somos propensos a postergar una tarea si tiene una o más de las siguientes características: aburrida, frustrante, difícil, ambigua, carece de significado personal y no me proporciona una recompensa intrínseca. Mientras más atributos de la lista tenga la tarea, mayor probabilidad de que la posterguemos. La regla de tres nos permite tener metas claras, retadoras, atractivas, significativas para nosotros y nos genera satisfacción el completarlas (recompensa intrínseca).

Una cosa más, considera que los tres objetivos que te propones de la semana no tienen que ser todos de trabajo o negocios. Requerimos balance. Por esta razón podemos tener objetivos en distintas áreas de nuestra vida. Mieier menciona siete: mente, cuerpo, emociones, carrera, finanzas, relaciones y diversión.

Esta mañana, por ejemplo, en una sesión de coaching con uno de mis clientes, hablábamos de los objetivos de su semana. Había pasado tosiendo gran parte de la sesión. En medio de la tos me dijo: «tengo dos objetivos muy claros: la reunión con el cliente ABC y el cierre del proyecto XYZ, pero no tengo un tercero.»

– «Curarte», le dije, «ése es tu objetivo número tres».

Algunos de nosotros dejamos la salud de lado y creemos que dedicarle tiempo a recuperarnos es un mal necesario, un desperdicio. Si coloco como uno de mis objetivos el recuperar mi salud, entonces tomarme una tarde para ir al médico puede ser algo «productivo».

Así que, ¿cuáles son los tres resultados que te propones para esta semana?

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